Mit einem einfachen Ansatz können Sie in Ihrem Unternehmen eine effizientere Kommunikationskultur etablieren.

Wir verbringen einen großen Teil unserer Arbeitszeit damit, die E-Mails abzuarbeiten, die in unserem Posteingangsordner aufgelaufen sind. Das liegt vor allem daran, dass wir die Anzahl der Nachrichten, die bei uns eingehen, nicht kontrollieren können. Allerdings können wir darüber entscheiden, wie viele E-Mails wir selbst verschicken. Diese Erkenntnis scheint auf den ersten Blick banal zu sein. Doch wir konnten sie dazu nutzen, den E-Mail-Verkehr in einem Unternehmen deutlich zu reduzieren: Als die Führungskräfte weniger Nachrichten verschickten, taten es ihnen die anderen Mitarbeiter gleich.

Ausgangspunkt war eine Analyse bei der Londoner Firma International Power. Das siebenköpfige europäische Leitungsteam hatte sich zum Ziel gesetzt, die Effizienz der Organisation zu steigern die Bekämpfung der E-Mail-Flut schien Teil der Lösung zu sein. Die Manager gingen anfangs davon aus, dass die ausufernde Zahl an Nachrichten auf das Verhalten anderer zurückzuführen sei. Sie waren erstaunt, als sie erfuhren, dass sie selbst im Schnitt 56 Mitteilungen pro Tag verschickten.

Das Unternehmen hätte daraufhin Programme zum E-Mail-Management installieren können, um die Posteingänge zu entrümpeln. Doch stattdessen bediente sich die Firma aus dem Werkzeugkasten des Lean Manufacturing. Sie entschloss sich, die Kommunikation wie einen industriellen Prozess zu behandeln und die Effizienzkiller ins Visier zu nehmen, etwa Überproduktion und Fehler. In diesem Fall waren das verwirrende, unnötige oder ineffektive Nachrichten, die meist einfach nur weitere E-Mails zur Folge hatten. Das Unternehmen stellte eine Hypothese auf: Wenn die Führungskräfte weniger Mitteilungen verschickten, würden die Mitarbeiter ähnlich reagieren. Die Topmanager setzten sich daraufhin zum Ziel, in den folgenden vier Monaten 20 Prozent weniger E-Mails zu schreiben.

Trotz einiger Bedenken – manche fühlten sich durch die Vorgabe in ihrem Verhalten zu sehr eingeschränkt — ließen sich die Führungskräfte auf eine Schulung ein, in der es um den bewussteren Umgang mit E-Mails ging. Fortan sollten sie Nachrichten nur noch dann weiterleiten, wenn es wirklich notwendig war. Außerdem sollten sie die Anzahl der Empfänger reduzieren und die Kommunikationsform wählen, die die effizienteste Bearbeitung der jeweiligen Aufgabe ermöglichte. In einem Telefonat vermittelt Ihnen beispielsweise der Klang der Stimme einen sofortigen Eindruck davon, ob Ihr Gesprächspartner die Nachricht verstanden hat. Bei einem Treffen von Angesicht zu Angesicht bereichern Mimik und Körpersprache die Kommunikation. In einem E-Mail-Kanal fehlen derartige Informationen.

Die Manager erhielten jede Woche einen Bericht über ihre eigenen Fortschritte und über die des Teams. Innerhalb von drei Monaten sank die Anzahl der von den Führungskräften geschriebenen E-Mails um 54 Prozent. Die anderen 73 Mitarbeiter versendeten ebenfalls weniger E-Mails – obwohl sie an keiner Fortbildung teilgenommen hatten und kein Feedback erhielten. Der Rückgang war bei ihnen sogar noch deutlicher – er betrug 64 Prozent. Das Ergebnis: Das Unternehmen gewann 10 400 Arbeitsstunden im Jahr dazu. Die Produktivität stieg dadurch um umgerechnet 7 Prozent. Das Leitungsteam gewöhnte sich schnell an die neue Arbeitsweise. Die Anzahl der versendeten E-Mails liegt seil zwei Jahren auf diesem niedrigeren Niveau.

Diese Ergebnisse weisen auf eine einfache und günstige Methode hin, wie Sie die Nachrichtenflut in Ihrer Organisation eindämmen und die Effizienz erhöhen können: Schulen Sie Führungskräfte darin, E-Mails bewusster einzusetzen. Bitten Sie sie um eine Zielvorgabe, wie stark sie die Menge der von ihnen verfassten Nachrichten reduzieren wollen. Nehmen Sie diese in die Leistungsbewertung auf. Und geben Sie den Managern wöchentlich Feedback.